دیتاروم و اسناد سازمانی
دیتاروم مجازی چیست و چه کاربردی دارد؟
به‌روزرسانی:
پاسخ کوتاه
دیتاروم مجازی (Virtual Data Room) یک محیط آنلاین با دسترسی کنترلشده برای نگهداری و اشتراک اسناد حساس میان چند نفر یا چند سازمان است. معمولاً در معامله و فروش شرکت، جذب سرمایه، مناقصه و حسابرسی استفاده میشود؛ جایی که باید معلوم باشد چه کسی، کدام سند را، کی دیده است.
دیتاروم در چه موقعیت‌هایی لازم است؟
فروش شرکت یا سهام: خریدار باید اسناد مالی و حقوقی را بررسی کند بدون اینکه نسخه‌ای کنترل‌نشده از آن‌ها بماند.
جذب سرمایه: برای هر سرمایه‌گذار دسترسی جدا و گزارش جداگانه.
مناقصه و همکاری‌های چندطرفه: اسناد فقط برای شرکت‌کنندگان مجاز و تا زمان مشخص در دسترس است.
امکاناتی که یک دیتاروم باید داشته باشد
| امکان | چرا مهم است | در پوشه |
|---|---|---|
| چند سند در یک فضا | گیرنده فهرست را می‌بیند و هر سند را جدا باز میکند | دارد |
| دسترسی هر نفر | دیدن، دانلود یا ممنوع برای هر نفر و هر سند | دارد |
| تعهدنامه پیش از ورود | گیرنده پیش از دیدن اسناد شرایط محرمانگی را می‌پذیرد | دارد؛ پذیرش با نسخه متن ثبت و خروجی CSV دارد |
| واترمارک | شناسه گیرنده روی صفحه، برای ردیابی نشت | دارد |
| گزارش بازدید هر سند | معلوم است چه کسی کدام سند را دیده | دارد |
| گزارش ممیزی | ثبت عملیات حساس برای بررسی بعدی | دارد |
ساخت یک دیتاروم در پوشه
- از بخش دیتاروم یک اتاق تازه بسازید و اسناد را به آن اضافه کنید.
- در صورت نیاز متن تعهدنامه عدم افشا را وارد کنید.
- تأیید هویت، واترمارک و دانلود را تنظیم کنید.
- لینک اتاق را برای هر طرف بفرستید و برای هر نفر یا هر سند دسترسی جدا تعیین کنید.
محدودیت‌ها را بدانید
- پذیرش تعهدنامه در سامانه ثبت میشود، اما امضای الکترونیکی با اعتبار حقوقی نیست؛ با مشاور حقوقی خود بررسی کنید.
- پوشه گواهی انطباق رسمی یا گزارش تست نفوذ مستقل ندارد؛ جزئیات در صفحه امنیت آمده است.
- هیچ نمایشگری جلوی عکس گرفتن از صفحه را کامل نمی‌گیرد.
پرسش‌های متداول
- تفاوت دیتاروم با فضای ابری معمولی چیست؟
- فضای ابری برای نگهداری و کار روزانه است؛ دیتاروم برای اشتراک کنترلشده با بیرون از سازمان، با تعهدنامه، دسترسی جزئیتر و گزارش بازدید هر سند. راهنمای مقایسه را ببینید.
- گیرنده برای ورود به دیتاروم باید حساب بسازد؟
- نه. با لینک وارد میشود و در صورت تنظیم، هویتش را با کد یکبارمصرف تأیید میکند.
- دیتاروم در کدام پلن است؟
- تعداد دیتاروم به پلن بستگی دارد و در صفحه تعرفهها آمده است.