دیتاروم و اسناد سازمانی
تفاوت فضای ابری و دیتاروم مجازی
به‌روزرسانی:
پاسخ کوتاه
فضای ابری برای نگهداری، مرتب کردن و کار روزانه تیم با فایل‌هاست. دیتاروم مجازی برای وقتی است که چند سند محرمانه باید با افرادی بیرون از سازمان، با پذیرش تعهدنامه، دسترسی جزئی و گزارش بازدید هر سند به اشتراک گذاشته شود. در پوشه هر دو در یک حساب هستند: اسناد در فضای ابری می‌مانند و دیتاروم از همان‌ها ساخته میشود.
مقایسه
| فضای ابری | دیتاروم مجازی | |
|---|---|---|
| هدف | نگهداری و کار روزانه | اشتراک کنترل‌شده با طرف بیرونی |
| کاربران | اعضای تیم | خریدار، سرمایه‌گذار، مشاور، شرکت‌کننده مناقصه |
| ساختار | پوشه و زیرپوشه | مجموعه‌ای منتخب از اسناد در یک اتاق |
| پیش از ورود | ورود به حساب | تأیید هویت و در صورت نیاز پذیرش تعهدنامه |
| گزارش | فعالیت فضای کاری | بازدید هر سند برای هر نفر |
| دانلود | معمولاً آزاد برای اعضا | معمولاً خاموش، با واترمارک |
کدام را انتخاب کنم؟
اگر فقط یک فایل را برای یک نفر می‌فرستید، لینک اشتراک کافی است. اگر چند سند مرتبط را با چند طرف به اشتراک می‌گذارید و باید بدانید هر کس چه دیده، دیتاروم مناسب‌تر است.
برای همکار بیرونی که باید روی فایلها کار کند (نه فقط ببیند)، او را به‌عنوان مهمان با تاریخ انقضا به پوشه دعوت کنید.
محدودیت‌ها را بدانید
- دیتاروم پوشه برای اشتراک و مشاهده است؛ ویرایش هم‌زمان اسناد در آن وجود ندارد.
پرسش‌های متداول
- برای دیتاروم باید فایلها را دوباره آپلود کنم؟
- نه. اسنادی که در فضای ابری شما هستند به اتاق اضافه میشوند.
- میتوانم یک سند را در چند دیتاروم بگذارم؟
- بله؛ گزارش بازدید هر اتاق جدا نگه داشته میشود.