دیتاروم و اسناد سازمانی
چک‌لیست امنیت اشتراک‌گذاری فایل در سازمان
به‌روزرسانی:
پاسخ کوتاه
امنیت اشتراک فایل در سازمان با چند تصمیم مدیریتی شروع میشود: اشتراک با بیرون برای چه کسانی مجاز است، لینکها حداکثر چقدر اعتبار دارند، دانلود کجا بسته است، کارکنان به کدام پوشهها دسترسی دارند، با رفتن یک نفر دسترسی‌اش چطور بسته میشود و چه کسی گزارش ممیزی را مرور می‌کند. این چک‌لیست هر کدام را با تنظیم متناظر در پوشه نشان می‌دهد.
چک‌لیست
| موضوع | پرسش | تنظیم در پوشه |
|---|---|---|
| اشتراک بیرونی | آیا هر عضوی می‌تواند برای بیرون لینک بسازد؟ | سیاست فضای کاری: اشتراک بیرونی آزاد، فقط با گیرنده تأییدشده، فقط دامنه‌های مجاز یا خاموش |
| اعتبار لینک | آیا لینکی هست که هرگز منقضی نمی‌شود؟ | حداکثر اعتبار لینک برای همه لینکها |
| دانلود | کدام اسناد نباید دانلود شوند؟ | بستن دانلود برای همه لینکها یا لینک‌به‌لینک |
| هویت گیرنده | برای اسناد حساس گیرنده تأیید میشود؟ | تأیید با کد و فهرست گیرندگان یا دامنه‌های مجاز |
| دسترسی کارکنان | هر کس فقط پوشه‌های لازم را می‌بیند؟ | نقش سفارشی، اشتراک پوشه، «ممنوع» روی زیرپوشه حساس |
| همکار بیرونی | دسترسی پیمانکار خودکار تمام میشود؟ | مهمان با تاریخ انقضا |
| خروج کارمند | دسترسی و نشست‌ها فوراً بسته میشوند؟ | حذف عضو، خروج از همه دستگاه‌ها؛ با SCIM خودکار |
| نشست‌ها | نشست‌ها بی‌پایان باز می‌مانند؟ | حداکثر عمر نشست و ورود سازمانی (SSO) |
| ممیزی | چه کسی، کی، چه کرد؟ | گزارش ممیزی با خروجی و بازبینی دوره‌ای دسترسی‌ها |
ترتیب پیشنهادی اجرا
- نقش‌ها و پوشه‌های هر تیم را تعیین کنید و حساب مشترک را حذف کنید.
- سیاست اشتراک بیرونی و حداکثر اعتبار لینک را تنظیم کنید.
- برای اسناد مالی و حقوقی، دانلود را ببندید و تأیید هویت را الزامی کنید.
- روال خروج کارمند را بنویسید: حذف عضو و خروج از همه دستگاه‌ها در همان روز.
- هر سه ماه یک بار بازبینی دسترسی‌ها و گزارش ممیزی را انجام دهید.
محدودیت‌ها را بدانید
- این چک‌لیست جایگزین ارزیابی امنیتی یا الزامات قانونی سازمان شما نیست.
- پوشه رمزگذاری سرتاسری، گواهی انطباق رسمی و گزارش تست نفوذ مستقل ندارد.
پرسش‌های متداول
- اگر اشتراک بیرونی را خاموش کنم لینکهای قبلی چه میشوند؟
- لینکها و نشستهای باز بیرونی هم بسته میشوند؛ اعضای تیم همچنان به پوشهها دسترسی دارند.
- گزارش ممیزی قابل دستکاری است؟
- گزارش ممیزی با زنجیره هش نگه داشته میشود تا تغییر یا حذف یک ردیف قابل تشخیص باشد.